Fosskalendern

Att driva företag innebär att ständigt fatta beslut om ekonomi, arbetssätt, investeringar och framtida utveckling. Alla beslut kan inte förutses från början, men ett företag kan skapa bättre förutsättningar genom att arbeta strukturerat med planering och relevant beslutsunderlag. En affärsplan ger riktlinjer för verksamheten, en budget skapar ekonomisk överblick och marknadsundersökningar kan ge mer kunskap om den marknad företaget verkar på. Samtidigt behöver arbetssätt följas upp och utvecklas när verksamheten förändras. Planering blir på så sätt inte en aktivitet som genomförs vid företagsstarten och sedan lämnas åt sidan, utan ett återkommande arbete som hjälper företaget att förstå nuläget och välja riktning framåt.

Bra beslutsunderlag skapar tydligare riktning

Ett företag behöver underlag för många av de beslut som fattas. Fosskalendern lyfter fram affärsplanen, marknadsundersökningen och budgeten som exempel på verktyg som kan bidra till en bättre bild av verksamhetens förutsättningar. Affärsplanen är relevant både när ett företag startas och när verksamheten redan är etablerad. Den fungerar som en uppsättning riktlinjer för hur företaget ska arbeta och vilka planer som finns framåt. Samtidigt beskrivs den som ett levande dokument som kan förändras när förutsättningarna förändras.

Det innebär att en tidigare beslutad strategi inte behöver följas oförändrad bara för att den en gång har formulerats. När företaget får nya erfarenheter eller marknaden förändras kan affärsplanen justeras. Det viktiga är att det finns en riktning att utgå från. Utan tydliga riktlinjer blir det lättare att fastna i det dagliga arbetet och låta de mest akuta uppgifterna styra verksamheten. Fosskalendern beskriver också hur småföretagare lätt kan hamna i gamla hjulspår och fortsätta arbeta på samma sätt eftersom det tidigare har fungerat.

Marknadsundersökningen fyller en annan funktion. Den kan användas för att skapa ett bättre underlag om den marknad där företaget verkar och för att undersöka hur den tänkta målgruppen ser på företagets produkter eller tjänster. På så sätt kan beslut grundas på mer än företagets egna antaganden. Det kan handla om att förstå hur verksamheten står sig inom sitt segment eller att få mer specifik information från den målgrupp som företaget vill nå.

Budgeten ger i sin tur en ekonomisk ram för planeringen. Fosskalendern betonar betydelsen av att ha kontroll över företagets inkomster och utgifter och att planera inköp inom den budget som har lagts. Allt går inte att förutse i detalj, men en budget gör det möjligt att skapa en övergripande bild av ekonomin och minska risken för att utgifterna utvecklas utan tillräcklig kontroll.

Affärsplan, marknadsundersökning och budget svarar därmed på olika frågor. Affärsplanen hjälper företaget att formulera riktningen, marknadsundersökningen ger mer information om marknaden och budgeten skapar ekonomiska ramar. Tillsammans blir de ett underlag för beslut där företagaren kan utgå från mer konkret information.

Planeringen behöver finnas i det dagliga arbetet

Långsiktiga planer behöver kompletteras med struktur i vardagen. Fosskalendern beskriver produktivitet som något annat än att bara arbeta fler timmar. Ett mer effektivt arbetssätt kan i stället handla om att arbeta smartare, organisera uppgifterna och använda tiden på ett bättre sätt. Planering kan göras både för månader och år och för betydligt kortare perioder som en dag eller en vecka.

Prioriteringen av arbetsuppgifter är en viktig del av detta. Många samtidiga uppgifter behöver inte i sig vara problemet, men arbetssättet kan bli ineffektivt om flera saker hela tiden hanteras parallellt. Fosskalendern lyfter fram värdet av att hålla sig till en uppgift åt gången och använda den tillgängliga tiden på ett genomtänkt sätt. Produktivitet kopplas alltså inte till att arbetsdagen ska bli så lång som möjligt, utan till hur arbetstiden används.

Samma tanke återkommer i resonemanget om att utveckla effektivare arbetssätt. Ett sätt är att skriva ned hur arbetet faktiskt genomförs och låta någon annan granska processen. När ett arbetssätt har blivit rutin kan det vara svårt för den som utför arbetet varje dag att själv upptäcka vad som kan förändras. Ett utifrånperspektiv kan då ge nya idéer om hur arbetsprocessen kan organiseras.

Planeringen får också betydelse när företaget genomför en särskild aktivitet. Inför en konferens rekommenderar Fosskalendern exempelvis att planeringen börjar i god tid och att tydliga mål sätts upp. Målen styr därefter vilka samtalsämnen, aktiviteter och andra delar som bör ingå. Utan ett klart mål finns en risk att innehållet planeras utan att det finns någon tydlig tanke kring vad konferensen ska ge verksamheten.

Principen går att känna igen från den övergripande företagsplaneringen. Först behöver företaget veta vad det försöker uppnå, och därefter kan aktiviteter, resurser och arbetssätt väljas utifrån målet. Planering handlar då inte om att fylla en kalender med uppgifter, utan om att skapa en koppling mellan vad som görs och varför det görs.

Kvalitet och arbetssätt behöver kunna utvecklas

När ett företag växer eller arbetssätten blir mer omfattande kan behovet av systematik öka. Fosskalendern beskriver kvalitetssäkring som ett arbete där dokument och processer tas fram för det område som ska kvalitetssäkras. Syftet är att skapa verktyg för ett systematiskt kvalitetsarbete i verksamheten.

Det finns också etablerade standarder för kvalitetssäkring. På Fosskalendern nämns bland annat ISO 9001 och ISO/TS 16949 samt möjligheten att låta oberoende organ kontrollera systemen i samband med certifiering. För större organisationer kan kvalitetsarbetet bli omfattande, och därför förekommer det att företag tar hjälp av externa konsulter med erfarenhet inom området.

Ett externt perspektiv kan dessutom bidra med mer än själva genomförandet. En konsult kan sätta sig in i verksamheten och granska den med andra ögon än de personer som arbetar i företaget varje dag. Fosskalendern framhåller därför betydelsen av att vara öppen för förändringar och förslag när kvalitetssäkringen genomförs.

Samma princip går igen i företagandet i stort. Den som driver ett mindre företag kan lätt försöka hantera alla funktioner själv. Fosskalendern lyfter i stället tanken att företagaren bör fokusera på det som personen är bra på och våga ta hjälp med andra delar. Det kräver samtidigt att företagaren kan identifiera sina egna begränsningar och se vilka kompetenser som behöver tillföras utifrån.

Ett nätverk av andra företagare kan också ge nya perspektiv. Samarbetspartners, leverantörer, framtida kunder och personer med annan kunskap kan bidra till att företagaren inte blir ensam i sina bedömningar. Fosskalendern nämner exempelvis möjligheten att studera varandras affärsmodeller och ge konstruktiv kritik. På så sätt kan nya utvecklingsmöjligheter bli synliga utan att allt måste upptäckas inom den egna verksamheten.

Företagets planer behöver kunna förändras över tid

En plan har störst värde när den används som stöd för beslut och inte behandlas som något som aldrig får förändras. Fosskalenderns beskrivning av affärsplanen som ett levande dokument illustrerar detta tydligt. Företagets riktning behöver kunna justeras när erfarenheter, ekonomi eller marknadsförutsättningar förändras.

Det gäller även den ekonomiska planeringen. Budgeten ger kontroll över inkomster och utgifter, men alla framtida kostnader går inte att förutse exakt. Därför handlar planeringen snarare om att skapa bästa möjliga överblick med den information som finns tillgänglig. Marknadsundersökningar fyller en liknande funktion. De kan inte garantera vad som kommer att hända, men de kan ge bättre information om målgruppen och marknaden inför ett beslut.

För företagaren innebär detta att planering och omprövning behöver existera sida vid sida. Ett företag som bara planerar men aldrig följer upp riskerar att hålla fast vid en riktning som inte längre passar. Ett företag som däremot enbart reagerar på det som händer för stunden riskerar att sakna en tydlig långsiktig riktning.

Även arbetssätten behöver följas på samma sätt. Om arbetsuppgifter dokumenteras och granskas blir det lättare att se var förändringar kan göras. När det finns tydliga mål blir det samtidigt enklare att bedöma om förändringen verkligen gör arbetet bättre. Effektivitet handlar då inte om förändring för förändringens skull, utan om att hitta arbetssätt som bättre stödjer det företaget försöker uppnå.

Det finns ingen möjlighet att med full säkerhet förutse hur ett företag eller dess marknad kommer att utvecklas. Däremot går det att skapa bättre beredskap. Affärsplaner, marknadsundersökningar, budgetar, strukturerad arbetsplanering och systematiskt kvalitetsarbete ger olika former av underlag för företagets beslut. När dessa används aktivt och får förändras tillsammans med verksamheten skapas en tydligare grund för att både hantera dagens arbete och planera nästa steg.