Affärssystem som samlar hela butikskedjan i realtid

För en butikskedja räcker det inte alltid att varje enskild butik har ett system som fungerar lokalt. När priser, kampanjer, sortiment, lager och försäljningsdata hanteras på flera platser samtidigt uppstår också ett behov av gemensam styrning och överblick. Ett affärssystem för butikskedjor kan därför spela en central roll i hur verksamheten organiseras. Genom att samla information från huvudkontor och butiker i samma system blir det möjligt att arbeta med gemensamma processer samtidigt som varje enhet kan hantera sin lokala drift.

Hela kedjan arbetar i samma affärssystem

Genesis IT har utvecklat iFenix för butikskedjor där huvudkontor och lokala enheter behöver arbeta i samma affärssystem. Systemet är molnbaserat, totalintegrerat och utformat för att samla flera centrala delar av verksamheten på ett ställe. Det omfattar bland annat ekonomi, inköp, artikelhantering, försäljning, lager och beslutsstöd.

För en butikskedja kan en gemensam systemmiljö göra stor skillnad jämfört med ett upplägg där varje butik arbetar i separata lösningar. När information behöver samlas in manuellt från flera enheter riskerar huvudkontoret att få en fördröjd bild av verksamheten. Med ett gemensamt system kan data i stället flöda mellan butikerna och huvudkontoret i realtid.

Det innebär exempelvis att huvudkontoret kan se försäljning, lagersaldo och resultat utan att först behöva samla in rapporter från varje butik. Transaktioner som sker ute i verksamheten blir tillgängliga centralt direkt, vilket ger bättre förutsättningar för löpande uppföljning.

Samtidigt behöver inte allting styras på exakt samma sätt överallt. iFenix är uppbyggt för att kombinera central styrning med lokal drift. Huvudkontoret kan bestämma vilka delar som ska hanteras gemensamt, medan butikerna behåller flexibilitet i de frågor som ska skötas lokalt.

Behörigheter kan dessutom sättas utifrån både roll och enhet. Huvudkontoret kan ha tillgång till information från hela kedjan, medan en butikschef kan begränsas till den egna butiken och en regional chef till den egna regionen. På det sättet kan systemet spegla hur organisationen faktiskt är uppbyggd.

Central styrning av priser sortiment och kampanjer

En viktig del i ett affärssystem för butikskedjor är möjligheten att styra sådant som ska vara gemensamt. I iFenix kan priser, kampanjer och sortiment hanteras centralt och sedan slå igenom i de berörda butikerna.

Det innebär att en kampanj inte behöver registreras separat i varje lokal enhet. Huvudkontoret kan sätta upp villkoren en gång och därefter låta butikerna använda samma information direkt. På motsvarande sätt kan produktdata och sortiment hanteras centralt och uppdateras i hela kedjan.

Den typen av arbetssätt minskar behovet av att föra över information manuellt mellan olika system. Det blir också enklare att säkerställa att butikerna arbetar med rätt prislistor och aktuella kampanjer.

Produktinformationen kan samlas i en gemensam produktkatalog med bilder och specifikationer. Informationen kan hämtas automatiskt från leverantörer, vilket minskar behovet av manuell datainmatning. När personalen behöver information om en produkt kan den därför sökas fram i systemet.

Även kassafunktionen är integrerad med övriga delar av verksamheten. iFenix innehåller kassasystem och mobil kassa, mPOS, där betalningar kan hanteras både vid en traditionell kassaplats och ute i butiken. Systemet har stöd för bland annat kort, Swish, faktura och presentkort.

Eftersom kassan är kopplad till lager och ekonomi blir försäljningen samtidigt en del av övriga informationsflöden. När en vara säljs påverkas inte bara kassatransaktionen, utan informationen kan också användas i lageruppföljningen och den ekonomiska redovisningen.

Kassasystemet har dessutom ett offline-läge. Det innebär att kassafunktionen kan fortsätta fungera även när nätanslutningen inte är tillgänglig.

Lager ekonomi och försäljning följs i realtid

För butikskedjor med flera lagerställen kan lagerhanteringen bli komplex. Det behöver vara möjligt att se vad som finns i de olika butikerna, vad som finns centralt och vilka varor som redan är på väg.

I iFenix visas lagersaldon per lagerställe i realtid. Centrala lager och butikslager kan därför följas i samma system. Det gör det enklare att få en gemensam bild av var varorna finns och hur lagersituationen ser ut i kedjan.

Systemet innehåller också automatiska påfyllningsförslag, inleverans via streckkodsscanning och möjlighet att genomföra inventering direkt i mobilappen. Lagerarbetet blir därmed integrerat med övriga delar av affärssystemet i stället för att hanteras som ett separat flöde.

Mobilappen kan även användas av personal ute i butiken. Där går det bland annat att kontrollera lagersaldo, hitta produktinformation och ta betalt utan att kunden behöver gå till en fast kassa. Informationen finns därmed tillgänglig närmare den dagliga verksamheten.

Även ekonomin är kopplad till samma system. Fakturering, bokföring och betalflöden kan hanteras tillsammans med stöd för flera bolag och kostnadsställen. Huvudkontoret kan därmed följa verksamheten utan att behöva invänta att separata rapporter sammanställs i efterhand.

Försäljningsdata blir också synlig centralt när transaktionerna genomförs. Det skapar ett beslutsunderlag som bygger på aktuell information från hela kedjan snarare än manuellt insamlade siffror från olika butiker.

Ett sammanhållet system kan på så sätt ge huvudkontoret möjlighet att följa både försäljning, lager och ekonomiskt resultat från samma miljö. För butikerna innebär det samtidigt att de arbetar i samma system som den centrala organisationen och inte behöver hålla flera separata lösningar synkroniserade.

Ett gemensamt system när kedjan växer

Ett affärssystem för butikskedjor behöver också fungera när verksamheten förändras. Nya butiker kan tillkomma och organisationen kan växa, vilket ställer krav på att systemmiljön går att utöka utan att varje ny enhet blir ett separat IT-projekt.

I iFenix läggs en ny butik till i den befintliga miljön. Priser, sortiment och kampanjer som redan hanteras centralt kan då finnas på plats när den nya enheten ansluts. Den behöver därför inte byggas upp med en fristående systemlösning som senare ska kopplas samman med resten av kedjan.

Eftersom affärssystemet körs i molnet behövs inte lokala servrar i varje butik. Genesis IT ansvarar för drift, säkerhet och uppdateringar, och support samt drift ingår i upplägget. Systemet är tillgängligt dygnet runt från den egna serverhallen.

iFenix är även integrerat med flera externa tjänster och system. Bland integrationerna finns exempelvis Swish, BankID, Klarna, Kivra, Creditsafe, nShift, Google Shopping och Google Analytics 4. Det gör det möjligt att låta affärssystemet samverka med tjänster som redan används i verksamheten.

Webb och e-handel kan också kopplas till butikernas lager och priser. Sortimentet online kan därmed följa samma information som används i den fysiska butiken, vilket minskar behovet av att underhålla separata produkt- och lageruppgifter.

För kedjor som arbetar inom olika delar av retail är grundprincipen densamma. iFenix används bland annat inom bygghandel, järnhandel och färghandel, men kedjefunktionaliteten är utformad för att kunna användas även inom andra delar av detaljhandeln.

Det centrala är att huvudkontoret och de lokala enheterna arbetar i samma miljö. När prislistor, kampanjer, produktdata, lager, ekonomi och försäljning hålls samman blir det möjligt att styra det som ska vara gemensamt utan att ta bort all lokal flexibilitet.

Ett affärssystem för butikskedjor blir därmed inte bara ett verktyg för administration. Det fungerar som en gemensam struktur från huvudkontor till butik, där information kan delas och följas i realtid. För kedjor som annars behöver samla rapporter, jämföra separata system eller föra över information manuellt innebär ett sammanhållet affärssystem ett annat sätt att organisera hela verksamheten.